Parcours · Chapitre 4
Suivre le produit : la traçabilité
Un client signale un défaut. D’où venait la matière ? Qui l’a travaillée, quand ? À quels autres clients a-t-on livré des produits du même lot ? Une entreprise qui sait répondre en quelques minutes a une traçabilité. Celle qui ne sait pas doit tout reprendre ou tout rappeler.
Une traçabilité peut se construire avec peu de moyens : un numéro attribué à chaque produit qui entre, et quelques enregistrements bien placés. Ce chapitre vous les présente, puis montre ce qu’un logiciel en fait.
À la fin de ce chapitre, vous saurez :
- dire ce que votre activité doit pouvoir retrouver, et pour qui ;
- définir un numéro de lot ;
- placer les points d’enregistrement le long de votre chaîne, et dire ce qui s’y note.
Le principe
Une règle simple suffit pour commencer : chaque produit qui entre dans l’entreprise ou qui en sort est accompagné d’une traçabilité.
La traçabilité rassemble les informations liées au produit. Elle doit permettre de relier :
- l’origine du produit et sa destination ;
- le produit transformé et les produits utilisés pour le transformer ;
- le produit transformé et la méthode utilisée.
On peut en distinguer deux niveaux :
- la traçabilité basique suit la circulation du produit : à chaque étape, on note la désignation, le fournisseur, la quantité travaillée et le destinataire. Elle sert aux contrôles et à la gestion de la production ;
- la traçabilité complète décrit le produit d’origine : sa classe, son lieu de production, sa catégorie. Elle sert à informer le client et à lui garantir la qualité.
On s’en sert dans les deux sens. En remontant, d’un produit vendu vers la matière et le fournisseur : c’est ce qu’on fait quand un client signale un défaut. En descendant, d’un lot de matière vers tous les produits et tous les clients concernés : c’est ce qu’on fait quand un fournisseur signale un problème sur un lot.
| Ce que l’on suit | Ce qu’on doit pouvoir retrouver | |
|---|---|---|
| Maraîcher | Les semences et les plants, les traitements, les récoltes | Pour un cageot vendu : la parcelle, la date de récolte, les traitements reçus |
| Menuisier | Le bois et les produits de finition, les commandes | Pour un meuble posé : le bois utilisé, sa provenance, le produit de finition et son lot |
| Auto-école | Pas de matière : les leçons, les examens | Pour un élève : chaque leçon, sa date, le moniteur, le véhicule, les compétences validées |
Pour un service, la traçabilité ne suit pas une matière : elle suit la prestation. Elle garantit le bon apprentissage de l’élève : elle montre qu’il a effectivement réalisé son apprentissage.
Le numéro de lot interne
Numéro interne
Compris entre 000 et 999
Attribué à chaque produit entrant
Tout repose sur un numéro attribué à chaque produit qui entre dans l’entreprise, à sa réception. Son format : JJ.MM.AA.NNN. Les trois premières parties donnent la date de réception ; la dernière est un numéro d’ordre, de 000 à 999. Exemple : 14.03.25.030 est le produit numéro 030 reçu le 14 mars 2025.
Ce numéro a deux qualités :
- il porte sa date : en le lisant, on sait depuis quand le produit est dans l’entreprise, sans consulter aucun registre ;
- il est interne : il ne dépend d’aucun fournisseur, et il suit le produit d’un bout à l’autre, quel que soit le numéro que le fournisseur lui avait donné.
Selon la catégorie de produit, le numéro s’attribue à l’unité (une pièce de bois, une machine) ou au lot du fournisseur (un carton de vingt unités reçues ensemble). Le numéro est inscrit sur le produit, par une étiquette, et sur le bon de livraison du fournisseur. Le lien entre les deux est fait.
Un numéro peut aussi s’attribuer au poste de travail. Une transformation peut réunir plusieurs produits en un seul, ou diviser un produit en plusieurs. Le produit obtenu reçoit alors son propre numéro, relié aux numéros des produits utilisés : la chaîne n’est pas interrompue.
La réception d’un produit
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Étape 1 — Ce qui arrive
Un produit arrive toujours avec un document : le bon de livraison du fournisseur. Le fournisseur y porte sa propre traçabilité, et la reporte sur le produit, par une étiquette. La réception commence par ces deux choses ensemble.
Pour votre activité : Qu’est-ce qui accompagne ce que vous recevez : un bon, une facture, une étiquette ?
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Étape 2 — Contrôler et vérifier
On fait deux choses, l’une sur le produit, l’autre sur les papiers. On contrôle le produit : son état, selon une instruction écrite, et son étiquette. On vérifie les documents : ce qui est livré correspond-il à ce qui était attendu, noté sur le cadencier ? Les informations de traçabilité sont-elles sur le bon ?
Le contrôle est un geste du métier : il demande l’œil du professionnel. La vérification des documents est une comparaison : elle peut se faire en partie seule.
Pour votre activité : Que contrôlez-vous quand vous recevez quelque chose, et qu’est-ce qui vous fait refuser une livraison ?
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Étape 3 — Le produit est accepté
Si tout est conforme, le produit est accepté et enregistré en trois endroits : le numéro de lot interne sur le produit, l’heure et le numéro sur le cadencier de réception, le numéro sur le bon de livraison. Le produit part en stock, puis à l’atelier ; les documents sont rangés, puis transmis à la direction.
Le même numéro est écrit trois fois. C’est ce qui relie le produit, le planning des réceptions et le document du fournisseur.
Pour votre activité : Où notez-vous qu’une livraison est arrivée ? Combien de fois écrivez-vous la même information ?
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Étape 4 — Une non-conformité est relevée
Si le produit ou les documents ne sont pas conformes, on remplit une fiche de non-conformité : le motif, et l’action corrective engagée (refus, retour, avoir). La fiche va au service qualité. Une non-conformité n’est pas seulement un incident à régler : relues ensemble, les fiches montrent quel fournisseur pose problème, et à quelle fréquence.
Pour votre activité : Gardez-vous une trace de ce que vous refusez ? Pourriez-vous dire combien de livraisons ont posé problème cette année ?
Du produit reçu à la commande livrée
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Étape 1 — Réception
On peut suivre le produit à travers six états, du produit à réception à la commande livrée. Pour passer d’un état au suivant, la même méthode revient à chaque étape : vérifier les informations, contrôler le produit, puis faire les opérations, dont les enregistrements.
À la réception, le produit passe de « à réception » à « accepté ».
Pour votre activité : Quels sont les états successifs de ce que vous produisez ?
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Étape 2 — Fabrication
À la fabrication, le produit passe du stock à l’état « préparé ». Deux enregistrements font la traçabilité : le numéro de lot du produit utilisé est noté sur l’ordre de fabrication, puis la quantité utilisée. C’est ce qui permettra de dire, plus tard, quel lot a servi à quelle commande.
La double flèche entre « produit en stock » et « produit préparé » indique qu’un produit préparé peut retourner en stock : pour attendre l’étape suivante, ou parce qu’il est travaillé en plusieurs fois. Dans l’alimentaire, ce stockage se fait dans un espace distinct du précédent : le produit ne revient jamais en arrière. « Produit en stock » désigne aussi le stock que l’on consomme, puis que l’on recharge à partir de sa limite inférieure de tolérance ; le chapitre 5 présente ces limites.
Pour votre activité : Quand vous utilisez une matière, notez-vous laquelle et combien ?
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Étape 3 — Livraison
À la livraison, la commande passe de « prête » à « livrée ». La preuve est le bon de livraison signé par le client : il ferme la boucle ouverte par sa commande.
Pour votre activité : Comment prouvez-vous qu’une commande a été livrée, et à quelle heure ?
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Étape 4 — Les trois documents de suivi
Chaque étape a son document de suivi : le cadencier de réception, le planning de fabrication, le planning des livraisons. Vous trouverez une fiche à imprimer pour chacun à la fin du chapitre.
Ce tableau des états s’appelle une matrice de métier : les états par lesquels passe l’ouvrage, et ce qu’il faut vérifier pour passer de l’un à l’autre. Elle ne dit pas comment découper ou préparer : elle dit à quel moment le travail est fait, et comment on le sait.
Fiches à imprimer : voir la section « À vous ».
Les six points d’enregistrement
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Étape 1 — Du fournisseur au client
La traçabilité ne demande pas de tout noter partout. Elle demande de noter la bonne chose aux bons endroits. Dans un atelier qui fabrique et livre, on peut en retenir six, du fournisseur au client : la réception, trois étapes de fabrication, l’expédition et la clôture de la commande.
Pour votre activité : Combien de points d’enregistrement votre produit traverse-t-il ?
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Étape 2 — Ce qui se note à chaque point
À chaque point, une seule information fait le lien : le numéro de lot, sur une étiquette, sur un ordre de fabrication, sur un bon de livraison. Tant que ce numéro suit le produit, on peut remonter et descendre la chaîne.
Pour votre activité : À quel endroit de votre chaîne perdez-vous la trace de ce qui a été utilisé ?
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Étape 3 — Deux supports : le papier et l’ordinateur
Les mêmes points peuvent être enregistrés sur deux supports : des documents papier, rangés dans des classeurs, et des enregistrements informatiques. Dans beaucoup de petites entreprises, la donnée est encore écrite, ou collée sous forme d’étiquette, dans un cahier ou sur une feuille de tableau, puis saisie à la main quand c’est nécessaire. Chaque recopie prend du temps et peut introduire une erreur.
Pour votre activité : Combien de vos informations existent à la fois sur papier et sur ordinateur ?
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Étape 4 — Les données de la traçabilité
Au-dessus du schéma, deux lignes listent les données que la traçabilité peut conserver. La première correspond à la traçabilité basique : ce qui circule dans l’entreprise. La seconde, à la traçabilité complète : l’histoire du produit avant son arrivée, que le fournisseur transmet.
Toutes les activités n’ont pas besoin de toutes ces données. Retenez celles que vous imposent vos clients et votre réglementation, et celles qui vous servent à décider.
Pour vos propres données : voir la section « À vous ».
Les outils de suivi et la comptabilité matière
Deux outils complètent le dispositif. Le tableau des outils de suivi récapitule, pour la réception, la fabrication et la livraison : d’où viennent les produits et les données, ce que l’on contrôle, ce que l’on enregistre et où on le range.
La comptabilité matière suit les quantités : ce qui entre (la matière reçue), ce qui est en cours (dans les ordres de fabrication), ce qui va sortir (les commandes) et ce qui sort (les livraisons signées). Avec les numéros de lot, ces quantités disent le stock réel et ce que la transformation a perdu. Le chapitre 5 y revient avec les flux.
Trier les tâches
| Tâche | Catégorie proposée | Pourquoi |
|---|---|---|
| Contrôler le produit à la réception | Garder | C’est l’œil du professionnel ; le logiciel enregistre le résultat |
| Comparer la livraison au cadencier | Automatiser | La livraison attendue est connue ; le logiciel signale les écarts |
| Attribuer le numéro de lot, imprimer l’étiquette | Automatiser | Le numéro se calcule ; l’étiquette s’imprime à la réception |
| Reporter le numéro sur le cadencier et sur le bon | Automatiser | Une seule saisie, ou une lecture du code de l’étiquette, remplit tout |
| Récupérer la traçabilité complète du fournisseur | Automatiser, ou confier | Lecture du bon de livraison, ou échange de données avec le fournisseur |
| Noter le lot et la quantité sur l’ordre de fabrication | Automatiser | Lecture de l’étiquette au poste ; pesée sur une balance reliée au logiciel |
| Décider d’une action après une non-conformité | Garder | C’est un jugement ; le logiciel enregistre la fiche et la transmet |
| Faire signer le bon de livraison | Automatiser | Signature sur téléphone, heure enregistrée |
| Ranger et conserver les bons | Automatiser | Archivage numérique, pendant la durée exigée |
| Retrouver les clients d’un lot en cas d’alerte | Automatiser | Une recherche au lieu de feuilleter les classeurs ; la décision de rappel reste la vôtre |
Dans le logiciel de l’activité
(Techniques citées à titre d’exemple.)
- À la réception, le logiciel génère le numéro de lot et imprime une étiquette lisible par un téléphone (code-barres ou code QR). Le bon du fournisseur est photographié et lu ; ses données de traçabilité complète sont enregistrées avec le lot.
- Au poste, quand une transformation réunit ou divise des produits, le logiciel attribue un nouveau numéro au produit obtenu et garde le lien avec les numéros utilisés.
- À chaque point d’enregistrement, on lit l’étiquette au lieu de recopier le numéro. Le lot, la quantité, l’heure et la personne sont enregistrés ensemble, une seule fois.
- Le bon de livraison est signé sur téléphone ; la commande se clôt, la facture part.
- En cas d’alerte, une recherche donne en quelques secondes, pour un lot, tous les produits fabriqués et tous les clients livrés ; pour une commande, tous les lots utilisés.
- Le papier ne sert plus qu’à ce qui doit l’être : un document signé que le client garde, une étiquette sur le produit.
Ce que le logiciel ne fait pas à votre place : contrôler le produit, juger une non-conformité, décider d’un rappel.
À vous
- Dessinez la chaîne de votre produit, du fournisseur au client, et placez-y vos points d’enregistrement.
- Définissez votre numéro de lot : à l’unité ou par lot ? Faut-il y lire la date ?
- Listez, pour chaque point, ce que vous notez et où ; marquez ce qui est écrit deux fois.
- Listez les données que vos clients et votre réglementation vous imposent de conserver.
- Imprimez les fiches pour un essai d’une semaine : cadencier de réception, planning de fabrication, planning des livraisons.
Imprimer le cadencier de réception · Imprimer le planning de fabrication · Imprimer le planning des livraisons
Chapitre suivant : piloter par les flux.