Parcours · Chapitre 8
À vous : schématiser votre activité
Les chapitres précédents ont présenté la méthode pièce par pièce. Ce dernier chapitre les remet dans l’ordre où l’on s’en sert pour décrire sa propre activité. Au bout, vous aurez deux choses : le manuel qualité de votre entreprise, et la liste de ce que doit faire le logiciel de votre activité.
À la fin de ce chapitre, vous aurez :
- un ordre de travail en dix étapes ;
- les fiches à imprimer pour chaque étape ;
- de quoi expliquer à un développeur, ou à un accompagnateur, ce dont vous avez besoin.
Dix étapes
| Étape | Ce que vous faites | Avec quoi | Chapitre |
|---|---|---|---|
| 1 | Situer votre activité : service, travail de la matière, production primaire | — | 0 |
| 2 | Lister vos relations : clients, fournisseurs, intervenants | — | 0 |
| 3 | Présenter votre entreprise : identité, fonctions et personnes, clients, services | Fiche « Présenter votre entreprise » | 1 |
| 4 | Dessiner vos processus, en commençant par le plus fréquent | Fiche « Décrire un de vos processus » | 2, 3 |
| 5 | Écrire vos procédures | Fiche « Écrire une procédure » | 3 |
| 6 | Définir votre numéro de lot et vos points d’enregistrement | Fiches « Cadencier de réception », « Planning de fabrication », « Planning des livraisons » | 4 |
| 7 | Rassembler vos données de référence : produits, moyens, étapes, points critiques | Fiches « Vos produits », « Vos moyens », « Décrire votre production », « Analyser les points critiques » | 6 |
| 8 | Choisir trois indicateurs, leurs limites et leurs conduites | Fiche « Définir un indicateur » | 5 |
| 9 | Trier toutes vos tâches : garder, automatiser, confier | Fiche « Trier vos tâches » | 2 à 7 |
| 10 | Situer votre entreprise dans ses phases d’évolution | — | 7 |
Ne cherchez pas à tout faire d’un coup. Les étapes 1 à 4 suffisent pour une première séance ; les suivantes se font au fil des semaines, à mesure que vous observez votre travail.
Ce que vous obtenez : votre manuel qualité
Vos fiches remplies forment le manuel qualité de votre entreprise :
| Partie du manuel | Ce qu’elle contient |
|---|---|
| L’entreprise | Votre fiche d’identité, vos fonctions et les personnes qui les tiennent, vos clients, vos services |
| Les processus | Le schéma de chacun de vos processus |
| Les procédures | Les procédures de chaque processus, avec leurs instructions |
| La traçabilité | Votre numéro de lot, vos points d’enregistrement, vos fiches de suivi |
| Le suivi des flux | Vos indicateurs, leurs limites et leurs conduites |
| Les données de référence | Vos produits, vos moyens, la description de votre production, l’analyse des points critiques |
| L’évolution | Où en est votre entreprise, et sa prochaine phase |
Ce manuel sert à former une nouvelle personne, à vérifier que l’on fait toujours de la même façon, et à répondre à un contrôle. Il se corrige quand votre activité change : notez la date de chaque mise à jour.
Ce que vous obtenez : le cahier des charges de votre logiciel
Votre fiche « Trier vos tâches » est la base de ce qu’on demande à un logiciel de l’activité :
| Catégorie | Ce que le logiciel doit faire |
|---|---|
| Garder | Suivre l’avancement de ces tâches, montrer à chacun ce qu’il a à faire, enregistrer le résultat ; ne jamais dicter le geste |
| Automatiser | Faire la tâche ou la préparer : calculer, générer un numéro, proposer une commande, produire un document, rappeler une échéance |
| Confier | Échanger avec le prestataire : lui envoyer les données dont il a besoin, recevoir ce qu’il renvoie |
Le reste du manuel complète ce cahier : vos données de référence deviennent les fichiers de base du logiciel, vos points d’enregistrement ses écrans de saisie au poste, vos indicateurs son tableau de bord, vos procédures l’ordre de ses écrans.
Avec ces documents, un développeur ou un accompagnateur sait ce dont vous avez besoin, et seulement cela. Le logiciel qui en sort contient ce qu’il faut pour travailler, sans tâche inutile.
Ce que ce travail vous apporte
Une activité décrite, notée et suivie change le quotidien de l’entreprise :
- Les rôles sont clairs. Chacun sait quelles fonctions il tient, par où passent les produits et les informations, et à qui il transmet son travail.
- La structure peut grandir sans se défaire. Une personne de plus, un service nouveau, une direction à installer : il suffit d’ajouter une branche à l’arbre des services et des processus.
- La production s’organise selon vos méthodes. Les plannings et les commandes partent de ce que vous faites réellement, et des indicateurs vous disent quand ajuster et quand corriger.
- La production devient régulière. Elle se stabilise à un rendement suffisant, ce qui laisse de la marge pour produire plus ou moins selon la demande.
- Les résultats se tiennent. Le suivi des flux vous permet de faire face aux variations de l’activité, et de partager avec l’équipe ce que vous gagnez à mieux produire.
- L’entreprise s’ouvre. Avec des processus clairs, il devient plus facile de travailler avec des partenaires, ou de vendre plus loin.
Trois conseils pour commencer
- Partez de ce qui vous prend du temps. Commencez le tri par les tâches fréquentes, longues ou pénibles, dont la règle est claire. Ce sont elles qui libèrent le plus de temps.
- Ne gardez que les données qui servent. Une donnée qu’on ne relit jamais coûte du temps à noter et n’apporte rien. Pour chaque enregistrement, demandez-vous qui le lira, et pour décider quoi.
- Gardez la main. Votre métier, vos contrôles et vos décisions restent les vôtres. Un bon logiciel vous libère de ce qui entoure votre métier, pas de votre métier lui-même ; il vous laisse comprendre et corriger ce qu’il fait.
Pour aller plus loin
- Le glossaire du site.
- Contacter DAVELI pour réaliser votre logiciel de gestion sur mesure — devis gratuit
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