Parcours · Chapitre 0
Voir son activité comme des flux
Votre activité, c’est d’abord un travail : préparer, fabriquer, servir. Autour de ce travail, des choses circulent sans cesse : des produits entrent et sortent, des quantités se répartissent, des informations se notent et se transmettent. On appelle ces circulations des flux. Ce chapitre vous montre comment regarder votre activité à travers eux.
À la fin de ce chapitre, vous saurez :
- dire à quoi sert un système qualité dans une petite entreprise ;
- situer votre activité dans l’une des trois familles ;
- nommer les trois flux qui la traversent ;
- lister les relations de votre entreprise et ce que chacune vous demande.
À quoi sert un système qualité
Dans une entreprise, la qualité, c’est faire ce qui est attendu, de la même façon à chaque fois, et pouvoir le montrer. Un système qualité est l’ensemble des descriptions et des règles qui le permettent : comment on travaille, qui fait quoi, ce que l’on note, et ce que l’on fait quand quelque chose ne va pas.
La méthode de ce parcours s’appelle le SQA, Système Qualité Artisan. C’est un système qualité formalisé : chaque façon de faire y est écrite, chaque information à noter y est prévue. Il s’adapte aux petites entreprises, quel que soit leur métier.
Le SQA permet à l’entreprise de se donner les moyens d’utiliser les outils numériques d’aujourd’hui pour gérer et automatiser les tâches qui entourent le métier : les commandes, les stocks, les plannings, les factures, le suivi. Ces tâches ne peuvent être confiées à un logiciel que si elles sont décrites. Le SQA commence donc par décrire.
Il poursuit trois buts :
| But | Moyen |
|---|---|
| Organiser l’entreprise | Un système qualité : la description de l’activité |
| Produire au bon rythme | Une gestion de production : planifier, approvisionner, entretenir |
| Maîtriser ses coûts et ses résultats | Une gestion des flux : suivre ce qui circule et agir à temps |
Trois étapes vers la maîtrise de la qualité
- 1 Système qualité
- 2 Gestion de production
- 3 Gestion des flux
Performances et objectifs
Le SQA se met en place en trois étapes successives :
- Le système qualité décrit ce que fait l’entreprise et fixe ce qui doit être noté : les processus, les procédures, les documents, les enregistrements.
- La gestion de production s’appuie sur ce qui est noté pour planifier le travail, approvisionner, entretenir les moyens.
- La gestion des flux suit ce qui circule dans l’entreprise, le compare à des limites fixées à l’avance, et signale quand il faut agir.
Au bout, l’entreprise atteint ses performances et objectifs : elle sait ce qu’elle produit, à quel coût, et elle le tient dans le temps.
Chaque étape a besoin de la précédente. On ne peut pas suivre ce qui n’est pas noté, ni noter ce qui n’a pas été décrit. Le parcours suit le même ordre : décrire (chapitres 1 à 3), noter et retrouver (chapitre 4), suivre et agir (chapitre 5).
Les trois flux
Ce qui traverse votre entreprise peut se suivre de trois façons :
| Flux | Ce qu’il suit | Comment on le suit |
|---|---|---|
| Produit | Par où passe le produit | Par son nom à chaque étape : « planche de chêne », puis « montant », puis « porte » |
| Matière | Combien va où | Par les quantités : mètres, kilos, unités |
| Données | Ce qui est arrivé au produit | Par un numéro qui l’accompagne, noté à chaque étape |
Ce sont trois lectures de la même activité. Un cageot de salades qui part au marché est un produit (des salades), une quantité (douze pièces, quatre kilos), et un ensemble de données (sa parcelle, sa date de récolte, son numéro).
Votre famille d’activité
Les trois flux ne pèsent pas de la même façon selon l’activité. Le parcours suit trois familles :
| Famille | Ce qu’elle fait | Flux qui comptent | Exemple suivi |
|---|---|---|---|
| Service | Ne traite pas de matière : elle rend un service | Surtout les données ; le « produit » est la prestation elle-même | Une auto-école |
| Travail de la matière | Achète, transforme et revend | Les trois flux | Un menuisier |
| Production primaire | Extrait la matière : cultive, élève, récolte | Les trois flux, au rythme des saisons et du vivant | Un maraîcher |
Situer votre activité vous dit par où commencer. Une auto-école commencera par ses données : plannings, livrets, examens. Un menuisier, par la matière qu’il achète et ce qu’il en fait. Un maraîcher, par ses cultures et ses récoltes.
Une entreprise, ce sont des relations
Votre entreprise vit de ses relations : avec ses clients, ses fournisseurs, les intervenants qui entretiennent ses équipements. Elle doit aussi tenir ses coûts. Pour chacun de ces points, voici ce qu’il est utile de viser :
| Point | Ce qu’il est utile de viser |
|---|---|
| Les coûts | Distinguez les coûts qui reviennent au même montant (loyer, assurances), ceux qui suivent la production (matières, fournitures) et ceux qui varient (énergie). Rendez stables ceux qui peuvent l’être. Pour les autres, fixez une limite et suivez-les : quand un coût s’approche de sa limite, vous agissez avant qu’il la dépasse. Le chapitre 5 explique comment. |
| Les clients | Adaptez votre service à ce que chaque client exige. Si vous livrez, écrivez vos conditions : horaires, délais, commandes de dernière minute. |
| Les intervenants (entretien, maintenance) | Établissez des contrats qui fixent les conditions d’intervention : dates prévues, matériel, responsabilités. Un forfait est plus prévisible qu’un paiement à chaque intervention ; un intervenant proche vient plus vite. |
| Les fournisseurs | Visez un approvisionnement régulier, au plus près de vos besoins. Notez ce que vous commandez et quand : vous saurez à quel rythme vous faire livrer. Pour les produits de saison, prévoyez les hausses. |
Chaque relation demande des informations et des tâches : connaître ses clients, suivre ses contrats, passer ses commandes, surveiller ses coûts. La plupart de ces tâches ne sont pas votre métier. Elles se ressemblent d’une entreprise à l’autre : ce sont elles qu’un logiciel prend en charge le plus facilement.
| Clients | Fournisseurs | Intervenants | |
|---|---|---|---|
| Auto-école | Élèves, parfois entreprises | Carburant, véhicules, assurances | Garage, organisme d’examen |
| Menuisier | Particuliers, entreprises du bâtiment | Bois, quincaillerie, finitions | Réparateur des machines |
| Maraîcher | Clients du marché, abonnés aux paniers, commerces | Semences, plants, emballages | Réparateur du tracteur, transporteur |
Mettre la méthode en place
Mettre le SQA en place peut se faire en sept phases :
- Déterminer les exigences propres à votre activité : autorisations, agréments, règles sanitaires ou de sécurité.
- Repérer les éléments qui composent vos processus.
- Mettre en place les processus, les enregistrements et les contrôles.
- Former les personnes de l’entreprise, et recueillir leurs propositions d’amélioration.
- Installer une gestion de production simple : approvisionnement, planification, entretien.
- Améliorer cette gestion et stabiliser la production.
- Suivre les flux.
Les phases 1 à 4 construisent le système qualité, les phases 5 et 6 la gestion de production, la phase 7 la gestion des flux : ce sont les trois étapes de la section 2.
Ces phases disent comment installer la méthode. Le chapitre 7 présente une autre suite, les phases d’évolution, qui disent comment l’entreprise elle-même se construit.
Dans le logiciel de l’activité
Sans logiciel, la troisième étape demande du temps : il faut rassembler ce qui a été noté, le relire, faire les calculs. Avec un logiciel de l’activité, ce qui est noté au poste de travail alimente directement le suivi.
L’ordre reste le même : un logiciel ne suit rien de ce qui n’a pas été décrit, ni de ce qui n’est pas noté au bon moment. C’est pourquoi le parcours commence par décrire.
Vos relations deviennent les fichiers de base du logiciel : les clients, les fournisseurs, les intervenants, chacun avec ce que la relation demande (contrats, conditions de livraison, rythmes de commande).
À vous
- Situez votre activité : service, travail de la matière, ou production primaire ?
- Nommez vos trois flux : quels produits circulent, en quelles quantités, et quelles informations les accompagnent ?
- Listez vos relations : clients, fournisseurs, intervenants. Pour chacune, notez ce qu’elle vous demande de faire, et combien de temps cela vous prend.
- Faites un premier tri de ces tâches avec la fiche « Trier vos tâches ».
Imprimer la fiche « Trier vos tâches »
Chapitre suivant : présenter son entreprise.