Parcours · Chapitre 3
Les trois processus de production
Une entreprise qui produit enchaîne trois processus : elle se procure ce qu’il faut, elle le transforme, elle le vend. On les appelle approvisionnement, fabrication et distribution, et chacun se décrit avec le schéma du chapitre 2. Ce chapitre vous montre comment ces trois processus se passent la main, et pourquoi c’est à ces passages qu’un logiciel fait gagner le plus de temps.
À la fin de ce chapitre, vous saurez :
- nommer les trois processus de votre activité, même si elle ne fabrique rien ;
- repérer ce que chaque processus reçoit du précédent et transmet au suivant ;
- écrire une procédure de façon que quelqu’un d’autre puisse l’appliquer.
La production en trois processus
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Étape 1 — Approvisionner
Le premier processus assure le stock. Il définit ce dont on a besoin, commande aux fournisseurs, reçoit les livraisons. Son résultat n’est pas un produit vendu : c’est un stock disponible au bon moment, ni vide, ni trop plein.
Pour votre activité : Qu’achetez-vous, à qui, et à quel rythme ?
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Étape 2 — Fabriquer
Le deuxième processus transforme le stock. Il part des commandes des clients, planifie le travail, le réalise. Entre les deux processus se trouve un stockage : la matière attend d’être travaillée.
Pour votre activité : Qu’est-ce qui déclenche votre travail : une commande, un planning, une saison ?
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Étape 3 — Distribuer
Le troisième processus écoule le stock : il expédie les commandes, approvisionne le magasin, vend au comptoir. Entre la fabrication et la distribution, un second stockage : le produit fini attend d’être livré ou vendu.
Trois verbes résument la production : assurer, transformer, écouler. Et deux stocks la rythment : celui qui attend d’être travaillé, celui qui attend d’être vendu.
Pour votre activité : Comment votre produit, ou votre service, arrive-t-il au client ?
La fabrication et la distribution, avec le même schéma
Reprenons l’atelier du chapitre 2. Il fabrique ses produits, les vend dans son magasin et les livre à ses clients. Sa fabrication et sa distribution se décrivent avec le même schéma que son approvisionnement ; seuls les noms changent :
| Case du schéma | Fabrication | Distribution |
|---|---|---|
| Besoin | Le stock | La commande |
| Objectif | La commande | La vente |
| Origine du produit | Le planning de fabrication | Le planning de fabrication |
| Réception, stockage d’entrée | L’approvisionnement, le stockage atelier | La fabrication, le stockage expédition |
| Poste de travail | Fabrication (préparation et conditionnement) | Magasin et véhicule : distribution (expédition et service) |
| Stockage de sortie, écoulement | Le stockage expédition, la distribution | Le magasin ou le véhicule, le service du client |
| Destination du produit | Le planning de fabrication | Le planning des livraisons |
| Tâche à réaliser | L’ordre de fabrication | Le bon de commande |
| Tâche réalisée | Le bon de commande | Le bon de réception (au départ de la boucle : la commande) |
| Intervenants, moyens, documents | Le personnel de l’atelier, les moyens de l’atelier, l’ordre de fabrication | Le livreur, le vendeur, l’intervenant ; le magasin, le véhicule ; le bon de commande |
| Déchets, état des moyens, documents complétés | Rebuts, recyclage, déchets ; nettoyage des outils et du plan de travail ; l’ordre de fabrication complété | Déchets, recyclage ; nettoyage, rangement ; le bon de réception |
Comment les trois processus se passent la main
Mettez les trois schémas côte à côte et regardez les cercles. Ce sont des documents, et les mêmes reviennent d’un processus à l’autre :
| Approvisionnement | Fabrication | Distribution | |
|---|---|---|---|
| Ce qui le déclenche (le point de départ de la boucle) | L’ordre de fabrication | Le bon de commande | La commande du client |
| Sa tâche à réaliser | L’état du stock | L’ordre de fabrication | Le bon de commande |
| D’où vient le produit | Le cadencier de réception | Le planning de fabrication | Le planning de fabrication |
| Où va le produit | Le planning de fabrication | Le planning de fabrication | Le planning des livraisons |
Lisez la deuxième ligne de bas en haut : la tâche à réaliser d’un processus est ce qui déclenche le processus précédent. Le bon de commande que la distribution doit traiter déclenche la fabrication ; l’ordre de fabrication que la fabrication doit réaliser déclenche l’approvisionnement.
Deux mouvements se croisent donc :
- la demande remonte : le client commande à la distribution, la distribution à la fabrication, la fabrication à l’approvisionnement, l’approvisionnement au fournisseur ;
- le produit descend : du fournisseur au stock, du stock à l’atelier, de l’atelier au client.
Chaque processus est ainsi le client du précédent : la fabrication commande à l’approvisionnement ce dont elle a besoin, comme le client commande à l’entreprise. Et chaque passage se fait par un document : c’est là que l’information risque d’être recopiée, oubliée ou mal lue.
Écrire une procédure
Chaque processus se décompose en procédures. Pour la fabrication de l’atelier : créer l’ordre de fabrication, planifier la fabrication, réaliser la fabrication. Chaque procédure peut se décrire de la même façon, sur une fiche :
| Rubrique de la fiche | Ce qu’on y écrit | Exemple : « Réalisation de la fabrication » |
|---|---|---|
| À appliquer | Quand la procédure s’applique | À chaque période de production |
| Utilisée par | Qui l’applique | Le responsable atelier |
| Objectif | Ce qu’elle doit obtenir | Définir les tâches de travail sur chaque poste, en répartissant les ordres de fabrication par plan de travail |
| Méthode | Comment on s’y prend, en deux ou trois phrases | Se munir de la liste des ordres de fabrication et les réaliser |
| En cas de… | Ce qu’on fait quand ça ne se passe pas comme prévu | Qualité non conforme : appliquer l’instruction « non-conformité » |
| Document | Le document dont on a besoin, et où il se trouve | La liste des ordres de fabrication, dans le classeur atelier |
| Instruction | Les étapes, dans l’ordre | Prendre le produit, vérifier son aspect, noter son numéro de lot… |
| Document à compléter | Ce qu’on note, et où on le range | Le numéro de lot et la quantité utilisée, sur l’ordre de fabrication |
Une procédure écrite ainsi sert trois fois : pour former quelqu’un, pour vérifier qu’on fait toujours de la même façon, et pour savoir exactement quelles informations l’activité produit. C’est la rubrique « Document à compléter » qui dira, plus tard, ce que le logiciel doit enregistrer.
Une procédure ne décrit pas le geste du métier : « réaliser l’ordre de fabrication » ne dit pas comment découper. Elle décrit ce qui l’entoure : quand, qui, avec quoi, ce qu’on note.
Les trois processus dans les trois familles d’activité
| Menuisier | Maraîcher | Auto-école | |
|---|---|---|---|
| Approvisionner : assurer le stock | Acheter le bois, la quincaillerie, les produits de finition | Acheter les semences, les plants, les emballages | Avoir des véhicules en état, des moniteurs disponibles, des places d’examen |
| Transformer | Débiter, usiner, assembler, finir | Semer, cultiver, récolter, laver, conditionner | Donner les leçons |
| Écouler | Livrer et poser chez le client | Vendre au marché, préparer les paniers | Présenter l’élève à l’examen |
| Ce qui fait office de stock | Le bois en réserve ; les meubles finis en attente de pose | Les plants ; la récolte en chambre froide | Les heures de moniteur et de véhicule disponibles ; les places d’examen |
Pour un service, le stock est du temps disponible : des heures de moniteur, des créneaux de véhicule. Ce stock-là ne se garde pas : une heure inoccupée est perdue. C’est pourquoi, dans un service, le planning tient la place que le stock tient dans un atelier.
Pour une production primaire, le rythme est d’abord celui de la saison : l’approvisionnement se fait des mois avant la vente, et le stock de récolte se périme vite.
Trier les tâches
Voici une proposition de tri pour la fabrication et la distribution de l’atelier. Les trois catégories sont celles du chapitre 2 : garder, automatiser, confier.
| Tâche | Catégorie proposée | Pourquoi |
|---|---|---|
| Enregistrer la commande du client : vérifier la date, le stock, la charge | Automatiser | La commande saisie une fois ; le logiciel vérifie la date, le stock et la charge de l’atelier, et signale les anomalies |
| Régulariser une anomalie avec le client | Garder | C’est la relation avec le client |
| Créer l’ordre de fabrication | Automatiser | Il se déduit de la commande |
| Planifier les fabrications par poste | Automatiser, puis valider | Le logiciel propose une répartition ; le responsable atelier l’ajuste selon l’équipe présente |
| Réaliser l’ordre de fabrication | Garder | C’est le métier |
| Noter le numéro de lot et la quantité utilisée, clôturer l’ordre | Automatiser | Lecture de l’étiquette, pesée sur une balance reliée au logiciel, clôture sur une tablette |
| Nettoyer les outils et le plan de travail | Garder | Un geste d’hygiène ; le logiciel en garde une trace |
| Évacuer les déchets et le recyclage | Confier | À une entreprise de collecte ; le logiciel enregistre les enlèvements |
| Tâche | Catégorie proposée | Pourquoi |
|---|---|---|
| Éditer les bons d’expédition, classer par tournée | Automatiser | Bons produits depuis les commandes prêtes ; ordre de tournée proposé |
| Vérifier et charger les commandes | Garder | Un contrôle physique, guidé par une liste sur téléphone |
| Livrer le client | Garder, ou confier | Selon l’activité : votre véhicule, ou un transporteur dont le logiciel reçoit les avis de livraison |
| Faire signer le bon de livraison | Automatiser | Signature sur téléphone, heure enregistrée, commande close |
| Charger la vitrine du magasin | Garder | C’est un geste de vente |
| Estimer le besoin du magasin, ajuster le cadencier | Automatiser, puis valider | Proposition calculée sur les ventes ; le vendeur l’ajuste |
| Servir le client | Garder | C’est le métier, côté magasin |
| Encaisser | Automatiser et confier | La caisse est reliée au logiciel ; le paiement par carte passe par un établissement de paiement |
| Enregistrer la vente : produit, quantité, numéro de lot, heure | Automatiser | La caisse l’enregistre en même temps qu’elle encaisse |
| Facturer les clients livrés, transmettre au comptable | Automatiser et confier | Facture produite à la livraison ; transmise au comptable |
Dans le logiciel de l’activité
C’est aux passages entre processus que le logiciel fait gagner le plus. Sans logiciel, chaque passage demande de recopier : la commande sur l’ordre de fabrication, l’ordre sur le planning de fabrication, ce planning sur le planning des livraisons.
Dans un logiciel de l’activité, une commande saisie une seule fois alimente tout le reste :
- elle crée l’ordre de fabrication et réserve ce qu’il faut dans le stock ;
- si le stock ne suffit pas, elle déclenche une proposition de commande au fournisseur ;
- elle apparaît dans le planning de l’atelier, puis dans la tournée de livraison ;
- la signature du client à la livraison la clôt et produit la facture.
Chaque processus voit ce qui le concerne, au moment où il en a besoin, sans recopie. Et le numéro de lot suit le produit d’un bout à l’autre : c’est la traçabilité, sujet du chapitre suivant.
À vous
- Nommez vos trois processus : comment vous procurez-vous ce qu’il faut, comment le transformez-vous, comment le remettez-vous au client ? Pour un service, cherchez ce qui fait office de stock.
- Pour chacun, notez ce qui le déclenche et ce qu’il transmet au suivant. Ce sont vos documents de passage.
- Décrivez-les avec la fiche « Décrire un de vos processus », un exemplaire par processus.
- Écrivez une procédure, la plus fréquente, avec la fiche « Écrire une procédure ».
- Triez leurs tâches avec la fiche « Trier vos tâches ».
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Chapitre suivant : suivre le produit — la traçabilité.