Parcours · Chapitre 7
Faire évoluer la structure
Les chapitres précédents décrivent une entreprise telle qu’elle fonctionne. Mais une entreprise change : elle embauche, trouve de nouveaux clients, investit. On peut décrire cette évolution en cinq phases : l’ordre dans lequel une structure se construit et grandit.
À la fin de ce chapitre, vous saurez :
- nommer les cinq phases d’évolution ;
- dire où en est votre entreprise et quelle est sa prochaine phase ;
- distinguer ce qui a été observé de ce qui est projeté.
Installer le dispositif, construire l’entreprise
Le chapitre 0 a présenté les sept phases de mise en place : elles disent comment installer le système qualité. Les cinq phases d’évolution sont d’une autre nature : elles disent comment l’entreprise elle-même se construit. Les premières outillent ; les secondes bâtissent la structure qui portera l’outil.
Les cinq phases
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Étape 1 — Rédiger le plan d’entreprise
Structure, fonctionnement, moyens. Le premier document est la présentation de l’entreprise : il sert de base à la mise en place du système qualité. C’est ce que fait le chapitre 1 : une identité, des fonctions, des services.
Pour votre activité : Votre entreprise est-elle décrite quelque part, en une ou deux pages ?
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Étape 2 — Former la direction et son équipe
Rôles, objectifs, méthodes. Une méthode interne de gestion permet aux personnes de l’entreprise de se coordonner : qui décide quoi, vers quels objectifs, avec quelles méthodes.
Pour votre activité : Vos méthodes sont-elles écrites, ou seulement dans votre tête ?
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Étape 3 — Établir le plan de marché
Produits, articles, marchés. On choisit ses partenaires, les produits que l’on vend et les clients que l’on sert. Ces choix délimitent le domaine de production de l’entreprise : ce qu’elle fait, et ce qu’elle ne fait pas.
Pour votre activité : Pourriez-vous dire, en une phrase, pour qui vous travaillez et ce que vous ne faites pas ?
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Étape 4 — Répartir les attributions
Rôles, fonctions, responsabilités. On définit les besoins en personnel et on répartit les tâches. L’équipe se consolide : chacun sait quelles fonctions il tient (chapitre 1) et de quelles tâches il répond.
Pour votre activité : Si vous embauchiez demain, quelles fonctions confieriez-vous en premier ?
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Étape 5 — Projeter le plan d’investissement
Anticipation, prévision, planification. On projette la production, les gains et les investissements : c’est ce qui définit l’évolution de l’entreprise.
Une projection n’est pas une observation. Elle part de ce qui a été enregistré (la production précédente, les rendements, les ventes) et y ajoute des hypothèses. Elle vaut ce que valent ces hypothèses : il faut les écrire, et revoir la projection quand les chiffres réels arrivent.
Pour votre activité : Sur quoi reposent vos prévisions : des chiffres enregistrés, ou une impression ?
Dans les trois familles d’activité
| Phase | Auto-école | Menuisier | Maraîcher |
|---|---|---|---|
| Plan d’entreprise | L’agence, l’agrément, les véhicules | L’atelier, les machines | L’exploitation, les parcelles |
| Direction et équipe | Le gérant et les moniteurs | Le menuisier et son apprenti | L’exploitant et ses saisonniers |
| Plan de marché | Les formules proposées : permis, conduite accompagnée | Particuliers ou entreprises du bâtiment, fabrication ou pose | Marché, paniers ou commerces ; les cultures choisies |
| Attributions | Qui tient l’accueil, qui donne les leçons | Qui fait les devis, qui fabrique, qui pose | Qui cultive, qui vend |
| Plan d’investissement | Un véhicule de plus | Une nouvelle machine | Une serre, un système d’irrigation |
Trier les tâches
Les cinq phases sont des décisions de chef d’entreprise : elles restent entre vos mains. Le logiciel les prépare et les rend visibles :
| Tâche | Catégorie proposée | Pourquoi |
|---|---|---|
| Décider des choix de marché, des embauches, des investissements | Garder | Ce sont vos décisions |
| Tenir à jour la présentation de l’entreprise, l’équipe, les attributions | Automatiser en partie | Les fichiers de base (chapitres 1 et 6) les contiennent déjà |
| Rassembler les chiffres de l’activité | Automatiser | Ils viennent des enregistrements |
| Calculer des projections à partir de ces chiffres | Automatiser, en montrant les hypothèses | Le calcul est mécanique ; les hypothèses sont les vôtres |
| Établir un plan de financement, des comptes prévisionnels | Confier | Au comptable ou à un conseiller, à partir des chiffres transmis par le logiciel |
Dans le logiciel de l’activité
- Le plan d’entreprise est la fiche de l’entreprise et ses documents, datés et tenus à jour.
- L’équipe et les attributions sont les personnes, leurs fonctions et les tâches qui leur reviennent : le logiciel présente à chacun son travail.
- Le plan de marché est le catalogue des articles, le fichier des clients et celui des fournisseurs.
- Le plan d’investissement s’appuie sur les chiffres enregistrés. Le logiciel peut calculer des projections ; il doit toujours les présenter comme des estimations, avec leurs hypothèses, et jamais comme des faits.
À vous
- Situez votre entreprise parmi les cinq phases : laquelle est faite, laquelle est en cours ?
- Notez la prochaine phase et ce qu’elle vous demande.
- Pour une projection, écrivez vos hypothèses à côté des chiffres.
Le dernier chapitre rassemble la méthode du parcours et les fiches, pour schématiser votre activité de bout en bout.
Chapitre suivant : à vous, schématiser votre activité.